Contrat / SAV
Mettre en place un contrat de maintenance d’une installation électrique chez un client est source de revenus périodiques assurés. Toutefois, les contrats doivent respecter des règles tant pour le fournisseur de prestations de services que pour le client.
Le contrat doit définir précisément la couverture de prise en charge (pièce, main d’oeuvre, déplacement,…), les équipements concernés (description, numéro de série,…), la période de couverture du contrat (date de début, date de fin, plage horaire,…), le lieu d’intervention, les modalités de reconduction et de dénonciation. Un contrat de maintenance pour SAV peut être long et complexe à rédiger.
Dans un contexte économique tendu et avec des clients de plus en plus procéduriers, il faut savoir suivre ses contrats pour ne pas oublier de facturer et d’informer les clients en amont de la reconduction.
Les avantages à utiliser un logiciel pour les contrats
En utilisant un logiciel pour suivre vos contrats vous pourrez ainsi :- Utiliser des modèles
- Avoir une trame pour ne rien oublier dans votre contrat
- Respecter les règles de reconduction
- Envoyer des courriers de rappel de fin de contrat ou d’information d’intervention
- Planifier les interventions prévues au contrat
- Facturer les interventions hors contrat ou avec des fournitures et prestations non incluses dans le contrat
- Facturer vos contrats périodiquement
- Suivre la rentabilité de vos contrats de maintenance
Les solutions pour gérer des contrats de maintenance
2 solutions logicielles savent répondre aux besoins en gestion de contrat :
- Sage Apibatiment Batigest i7 avec l’option SAV: Batigest est avant tout une gestion commerciale pour les électriciens, plombiers, chauffagistes,…
Ce logiciel prend donc en charge les spécificités du BTP (ouvrage, options et variantes, mise en forme des documents, facture d’avancement, RG, RFT, gestion des frais, suivi de chantier…). Mais, ce logiciel a en option un module SAV qui permet de gérer des contrats simples : 1 contrat = 1 site = 1 type d’intervention = x matériels à maintenir.
Selon votre niveau de besoin, il est aussi possible de connecter Batigest i7 à Multiservice i7 afin de partager une base client commune. Les 2 logiciels savent communiquer ensemble sur quelques éléments techniques communs.
- Codial Batiment avec le pack Maintenance : Codial est un ERP. C’est à dire une solution complète et modulable. Ainsi, il est possible d’ajouter le pack maintenance pour avoir les fonctionnalités de gestion de contrats, d’interventions techniques,… Codial définit un contrat avec 1 site et 1 type d’intervention. Mais, Codial a une notion de contrat centralisateur qui permet de regrouper plusieurs contrats en 1. Le pack maintenance est totalement intégré dans le logiciel. Il est composé de 3 mocules : contrat, intervention et planning.
Exemple de lettre d’information de reconduction
Nous vous informons que votre contrat de prestation de services Référence XXX portant sur le matériel N°Série XXX souscrit auprès de notre entreprise le xx/xx/xxxx arrive à sa date anniversaire au xx/xx/xxxx.
En application du Code de la consommation, nous vous informons que vous êtes en mesure de résilier ce contrat par courrier recommandé avec AR dans les XXX jours avant sa date anniversaire.
Passé ce délai, votre contrat sera reconduit tacitement pour la même période de durée.
